Dans Excel, les données externes sont des données qui restent stockées hors du classeur (fichier texte ou CSV, autre classeur, base de données, page web, service en ligne) et qu’Excel lit à travers une connexion enregistrée dans le fichier. Cette connexion se crée dans l’onglet Données avec Obtenir des données (Power Query), se met à jour avec Actualiser tout et se supprime depuis le volet Requêtes et connexions.
Données externes Excel : ce que recouvre le terme
Un copier-coller fige les valeurs à l’instant où vous le faites. Avec une connexion, le classeur garde l’adresse de la source et sait la relire : quand la source change, une actualisation suffit pour mettre la feuille à jour.
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Tout dépend donc de la source choisie. Pour savoir lesquelles méritent d’être reliées à vos tableaux, l’article sur les sources de données les plus utiles aide à faire le tri avant de brancher quoi que ce soit.
Les sources de données qu’Excel sait relier
Dans Obtenir des données, Excel pour Windows regroupe les sources en familles. Chacune ouvre une liste de connecteurs :
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- Fichier : classeur Excel, Texte/CSV, XML, JSON, PDF ou dossier entier.
- Base de données : SQL Server, Access, Oracle, MySQL, PostgreSQL et d’autres.
- Azure, Power Platform et services en ligne : base Azure SQL, Dataverse, liste SharePoint Online, Salesforce, entre autres.
- Autres sources : page Web, flux OData, ODBC, OLE DB ou requête vide.
Les menus et les connecteurs varient selon la version d’Excel (Windows, Mac, navigateur) : la page d’aide de Microsoft décrit une section dédiée pour macOS, avec des libellés différents. Les autres tableurs ont leur équivalent : Google Sheets propose des fonctions d’import, LibreOffice Calc une commande de lien vers des données externes.
Importer des données externes avec Power Query
Le parcours est le même pour la plupart des sources. Dans l’onglet Données, cliquez sur Obtenir des données, choisissez la famille puis la source, et renseignez la boîte de connexion (chemin du fichier, serveur ou adresse web, identifiants si besoin).
Le volet Navigateur affiche ensuite les tables disponibles avec un aperçu. Deux boutons permettent de continuer : Charger envoie les données directement dans une feuille, et Transformer les données ouvre l’Éditeur Power Query pour filtrer, renommer ou nettoyer les colonnes avant le chargement.
Le bouton Charger vers permet aussi de choisir la destination : un tableau, un rapport de tableau croisé dynamique ou la seule connexion. Une fois les données importées, elles se traitent comme n’importe quel tableau, par exemple pour calculer une augmentation en pourcentage sur une colonne de salaires importée.
Actualiser les données externes : manuel, automatique, VBA
Dans le groupe Connexions de l’onglet Données, Actualiser tout met à jour l’ensemble du classeur (Ctrl+Alt+F5), tandis que Actualiser ne traite que la sélection (Alt+F5).
Pour automatiser, ouvrez les Propriétés de connexion, onglet Utilisation. Trois réglages s’y trouvent :
- « Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier » met la feuille à jour à chaque ouverture.
- « Actualiser toutes les » suivi d’un nombre de minutes relance la requête à intervalle régulier.
- « Activer l’actualisation en arrière-plan » laisse Excel utilisable pendant le chargement, sauf pour les requêtes OLAP et les connexions du modèle de données.
Pour piloter l’actualisation par macro, la méthode VBA Workbook.RefreshAll actualise toutes les plages de données externes et tous les tableaux croisés du classeur. Une requête Power Query qui échoue ne déclenche alors aucune erreur : le tableau garde simplement ses anciennes données, ce qui impose de vérifier le résultat plutôt que de se fier à l’absence de message.
Connexions de données externes désactivées : que faire
À l’ouverture d’un classeur relié à une source, Excel peut indiquer que les données externes sont désactivées. L’actualisation automatique ne démarre alors qu’après activation des connexions dans la barre du Centre de gestion de la confidentialité, ou si le classeur se trouve dans un emplacement approuvé.
Ce blocage a une raison : une connexion peut ouvrir une base ou un serveur avec vos identifiants. Microsoft recommande de n’utiliser un fichier de connexion que s’il a été créé par une personne fiable. N’activez donc le contenu que pour un classeur dont vous connaissez l’origine, et lisez les bonnes pratiques pour sécuriser l’accès aux données d’un serveur si la source est interne.
Supprimer une connexion de données externes sans perdre le tableau
Le volet Requêtes et connexions liste les requêtes et les connexions du classeur. Supprimer une requête ne se confond pas avec supprimer une connexion : la première retire la logique d’import, la seconde l’accès à la source, et dans les deux cas le tableau déjà chargé peut rester dans la feuille avec ses dernières valeurs.
Pour être certain de conserver les chiffres et de ne plus rien actualiser, convertissez le tableau en plage ordinaire avant de supprimer la connexion. Une liaison vers un autre classeur se traite à part, avec la commande de rupture de liaison, qui remplace les formules par leurs valeurs.
Si le fichier doit ensuite circuler, partager un fichier Excel en bloquant les cellules sensibles évite que les destinataires modifient les valeurs conservées.
Un classeur dont on a supprimé la connexion ne se met plus à jour : à vous de décider, source par source, si la souplesse de l’actualisation vaut mieux qu’un fichier figé et facile à transmettre.
